Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Stendahls Bil AB som du ingått anställningsavtal med och som därmed är din arbetsgivare (nedan ”Stendahls Bil AB ” eller ”vi) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar Stendahls Bil AB?

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du lämnat till oss eller som vi samlat in från dig eller tredje part eller uppgifter som skapas som ett resultat av anställningsförhållandet.

När du anställs hos Stendahls Bil AB kommer du lämna viss information till oss. Informationen som du lämnar är vanligen ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, bankkonto, uppgifter om lön och förmåner och i vissa fall uppgifter om facktillhörighet och eventuell anhörig kontaktperson. Under anställningen kommer vi även samla in andra uppgifter som är relevanta för anställningen såsom information om utförandet av anställningen, sjukfrånvaro och när det är påkallat även annan hälsoinformation. Om du omfattas av ett prestationsbaserat lönesystem kommer vi även samla in uppgifter om dina prestationer. Vi kan även komma att samla in uppgifter om omdömen eller andra värderande upplysningar om dig. Om du som anställd söker en annan tjänst inom Stendahls Bil AB lämnar du även uppgifter i ansökningshandlingar och vi kan även komma att samla in uppgifter från referenser. Vi kan även göra noteringar om vilka interna utbildningar du genomfört. Om du har en tjänstebil behandlas även fordonsinformation som kan utgöra personuppgifter i en vid bemärkelse. Vi kan också komma att använda bilder som vi tagit på dig. Vi kan även komma att samla in logguppgifter som skapas vid användning av inpasseringssystem eller IT-verktyg.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

All insamling och behandling av personuppgifter sker för att vi ska kunna administrera anställningsförhållandet och fullgöra våra åtaganden gentemot dig som anställd, följa tillämplig lagstiftning och myndighetsbeslut samt för att kunna leda och följa upp verksamheten på bästa sätt.

För att kunna fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås behandlar vi följande personuppgifter för följande ändamål:

• Vi behandlar ditt namn, användarnamn, personnummer, dina kontaktuppgifter, bankkonto och uppgifter om lön och förmåner i syfte att administrera anställningsförhållandet såsom exempelvis genomföra löneutbetalningar. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen dvs. att kunna administrera anställningsförhållandet och för att kunna lämna uppgifter till olika myndigheter såsom Skatteverket.
• I samband med utvecklingssamtal kan vi komma att behandla uppgifter om omdömen och andra värderande upplysningar om dig, i den mån detta behövs för anställningsförhållandet.
• I den mån du omfattas av ett prestationsbaserat lönesystem kommer vi att behandla uppgifter om dina prestationer för att kunna beräkna och betala ut korrekt lön.
• Vi behandlar uppgifter i dina ansökningshandlingar, intervjuanteckningar och uppgifter från referenser om du söker en ny tjänst inom Stendahls Bil AB .

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

• Vi kan komma att behandla uppgifter om dina prestationer om det behövs för att kunna planera, organisera, leda och följa upp arbetet.
• Om du har valt att lämna namn och kontaktuppgifter till dina anhöriga kan uppgifterna användas för att kontakta dina anhöriga i händelse av olycksfall eller sjukdom.
• Vi publicerar ditt namn och dina kontaktuppgifter i form av din Stendahls Bil AB e-postadress och telefonnummer på Stendahls Bil AB s interna intranät för att vi vill underlätta för våra anställda att kommunicera med varandra över anläggnings- och bolagsgränser.
• Om du har kundorienterade arbetsuppgifter t.ex. som säljare eller personlig servicetekniker behandlar vi ditt namn och bild samt i vissa fall dina kontaktuppgifter i form av din Stendahls Bil AB e-post och ditt Stendahls Bil AB telefonnummer för skyltmaterial i anslutning till din arbetsplats och publicering på hemsidor. Vårt berättigade intresse är att vi vill att våra kunder på ett enkelt sätt ska kunna ta kontakt med dig som anställd.
• Om det finns misstanke om att IT-utrustning används i strid med Stendahls Bil AB s policys och riktlinjer eller illojalt eller brottsligt agerande kan Stendahls Bil AB komma att kontrollera användning av applikationer och utrustning t.ex. internetanvändning samt e-postmeddelanden. För att kunna göra dessa kontroller kan logguppgifter komma att användas. Vårt berättigade intresse är att vi vill kunna kontrollera hur våra arbetsredskap används och att Stendahls Bil AB s regler efterlevs.
• Vi kan komma att behandla logguppgifter från exempelvis användningen av IT-verktyg och inpasseringssystem för att tekniskt kunna övervaka våra system av säkerhetsskäl.
• Vi kan komma att behandla rörligt material från övervakningskameror som innehåller personuppgifter om dig som anställd. Som utgångspunkt används övervakningskameror för att övervaka områden när anläggningar är stängda. I brottsförebyggande syfte kan dock kameraövervakning ske under ordinarie arbetstid men då endast avseende områden som är särskilt brottsutsatta och enbart efter förhandlingar med facket.

För följande ändamål behandlar vi följande personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:

• Om du har samtyckt till det publicerar vi ditt namn och din bild, på Stendahls Bil AB s externa hemsida och i Stendahls Bil AB s marknadskommunikation (t.ex. annonser, utskick, broschyrer).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grund av en rättslig skyldighet:

• Vi behandlar ditt namn och personnummer samt löneuppgifter för att kunna redovisa skatter och sociala avgifter samt för att kunna erlägga grupplivs- och pensionsavgifter

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grund av skyldighet eller rättighet inom arbetsrätten:

• Vi kan komma att behandla känsliga uppgifter om dig i form av hälsouppgifter t.ex. uppgifter om sjukdom för att kunna beräkna sjuklön, utreda frånvaro och för att kunna initiera rehabiliteringsutredning när en sådan är påkallad. Vi kan även komma att behandla uppgifter om missbruk för att kunna vidta lämpliga åtgärder såsom behandlingsavtal.
• Vi kan komma att behandla känsliga uppgifter i form av hälsouppgifter för att kunna leva upp till kraven enligt arbetsmiljölagstiftningen.
• Vi kan komma att behandla känsliga uppgifter såsom uppgift om eventuell facktillhörighet för att fullgöra förhandlingsskyldighet enligt lagen om medbestämmande I arbetslivet och för att administrera medlemsavgifter på uppdrag av IF-metall.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att hävda rättsliga anspråk:

• Vi kan komma att behandla uppgifter om ditt namn, personnummer och eventuella känsliga uppgifter såsom uppgift om facklig tillhörighet och hälsouppgifter om det är nödvändigt för att utreda, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:

• Vi behandlar även dina uppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar relevanta bolag inom Stendahls Bil AB -koncernen. Till exempel behöver vi spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra vår bokföringsskyldighet.

Om Stendahls Bil AB anser att det ligger arbetsgivarens intresse att kontrollera viss information så görs alltid en avvägning där arbetstagarens intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten beaktas innan en eventuell kontroll sker och de grundläggande kraven i dataskyddslagstiftning tillämpas.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Beroende på vilket ändamål som ligger till grund för en viss behandling av dina personuppgifter sparar Stendahls Bil AB dina personuppgifter under olika lång tid. Vi sparar inte dina uppgifter längre än vad vid har rätt till enligt dataskyddslagstiftning, annan relevant lagstiftning, regler och riktlinjer från olika myndigheter eller rekommendationer från branschorgan. Som utgångspunkt sparar vi dina uppgifter så länge anställningsförhållandet består och ibland längre för att fullgöra rättsliga förpliktelser i lag eller avtal. Nedan har vi listat några exempel på hur länge vi sparar dina personuppgifter.

• Om du lämnat uttryckligt samtycke till viss behandling sparar vi uppgifter under den tid vi hanterar dem för ändamålet som du har samtyckt till.
• Känsliga personuppgifter såsom uppgifter om sjukfrånvaro eller hälsotillstånd sparas som utgångspunkt inte längre än tre år.
• Ditt e-postkonto samt uppgifter om dig som anställd på våra hemsidor respektive intranät raderas som utgångspunkt inom en månad från att din anställning upphört.
• Har du sökt en ny tjänst inom Stendahls Bil AB sparar vi ditt CV, intervjuanteckningar och uppgifter från referenser så länge ansökningsförfarandet pågår, om du inte samtyckt till att vi sparar uppgifterna under en längre tid för framtida rekryteringar.
• Vi sparar vissa begränsade uppgifter om dig såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, anställningstid samt uppgift om hur anställningen avslutades efter att din anställning har upphört för att vi ska kunna fullgöra åtaganden såsom pensionsavsättningar och för att kunna lämna tjänstgöringsintyg och referenser.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina uppgifter endast av Stendahls Bil AB. Vi delar även uppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring , löneadministration eller annan datahantering. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att

använda eventuella personuppgifter och Stendahls Bil AB ingår avtal om personuppgiftsbehandling med leverantören.

Stendahls Bil AB kan även komma att dela med sig av uppgifter till aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina uppgifter t.ex. biltillverkare eller pensionsbolag. Myndigheter kan komma att få del av information för att det är nödvändigt eller för att de har rätt till informationen t.ex. Skatteverket och Försäkringskassan.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners, har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Vi har brandväggar med intelligenta intrångsskydd som skyddar mot externa hot för att skydda och förhindra obehörig tillgång till våra nätverk och system. Fysisk tillgång till data är skyddad via diversifierade skalskydd där endast behörig personal har tillträde och om data flyttas utanför vårt datacenter för säkerhetskopiering, krypteras informationen. Våra anställda har strikta instruktioner att hantera all information i enlighet med gällande lagar, regler och policies. Endast de personer som behöver tillgång till system där personuppgifterna lagras ges tillgång och all data är skyddat med accessregler. Analyser genomförs regelbundet, både internt och externt, för att identifiera och korrigera eventuell sårbarhet.

Som huvudregel behandlas dina personuppgifter endast inom EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Du har också rätt att inge klagomål till svenska Integritetsskyddsmyndigheten eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.

Du behöver aldrig lämna dina uppgifter till Stendahls Bil AB men om du inte gör det så kan vi inte ingå eller fullgöra avtal med dig som anställd. Vissa uppgifter är dock frivilliga att lämna och det är avvägning beroende av vilken typ av arbetsuppgifter du har t.ex. har du ofta rätt att själv välja att inte få ditt foto visat på hemsidan eller på annan plats, förutsatt att du inte har en roll som säljare i bolaget, och om körkort inte krävs för arbetsuppgifterna behöver sådant inte uppvisas.

Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Stendahls Bil AB på adressen:Stendahls Bil AB, Attention: Integritet, Box 1022, 463 24 Lilla Edet, eller maila till Stendahls Bil AB på info@stendahlsbil.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon genom att ringa 0303-233236

Denna integritetspolicy fastställdes av Stendahls Bil AB den 21 maj 2018